Définition
Système d’information sur les ressources humaines (SIRH) est un terme générique qui comprend autant de types de logiciels distincts qu’il existe de sociétés et de ressources humaines. Ces produits sont connus sous de nombreux noms différents; mais ces systèmes multifonctions ont pour objectif de stocker les données individuelles des employés; de gérer la paie et l’administration des avantages sociaux; ainsi que de gérer les obligations légales et réglementaires en matière d’emploi de la société.
Bien que le temps consacré par les responsables des ressources humaines à la saisie manuelle de données ait diminué; ils occupent tout de même jusqu’à 50 % de leur temps pour des tâches manuelles. Cette période est suivie de près par des ajustements manuels (30,6 %) et par le temps passé à faire la navette entre les outils de ressources humaines non standardisés de l’organisation (27,4 %).
Les systèmes SIRH sont conçus pour rationaliser et automatiser les trois piliers traditionnels de la gestion des ressources humaines: la gestion de la paie; des horaires et des présences et la gestion des avantages. Et les solutions modernes réduisent considérablement la saisie manuelle des données. Les entreprises à la recherche du bon outil SIRH peuvent s’attendre à voir ces caractéristiques: paie, suivi du temps, horaire des employés, gestion des avantages, portail des employés en libre service
Que comprend le SIRH ?
Les fonctions souvent incluses dans un SIRH sont le recrutement, le suivi du demandeur, la comptabilité et la gestion de la performance. De nombreuses entreprises passent de ces systèmes complexes à d’autres solutions telles que des logiciels SaaS intégrés individuels et des logiciels ERP. Les leaders du secteur des outils SIRH ont tendance à être des géants du logiciel; qui nécessitent une intégration importante; mais qui promettent flexibilité; précision et sécurité des données. Étant donné que les logiciels d’administration des ressources humaines stockent et gèrent les données personnelles d’identité; les informations bancaires et fiscales de tous les employés, ces outils de gestion des ressources humaines ou outil SIRH sont soumis aux réglementations de l’industrie et doivent rester à jour des exigences fiscales nationales, locales et fédérales.
Les systèmes de suivi des candidats et les logiciels de recrutement
La montée en puissance des systèmes de suivi des candidats et des logiciels de recrutement peut être directement corrélée à l’automatisation accrue de nombreuses tâches classiques; de saisie des données et d’administration ; que les employés des RH utilisaient pour occuper leurs journées. Maintenant que les services des ressources humaines ne consacrent plus la majeure partie de leur temps à calculer manuellement les cartes de pointage ; ces employés peuvent se concentrer sur l’attrait et le recrutement d’employés exceptionnels.
Les systèmes de suivi des candidats et les logiciels de recrutement ont des fonctions très similaires, mais leur échelle est souvent différente. En effet, les logiciels de recrutement sont le plus souvent utilisés par les agences de recrutement et les grandes entreprises aux exigences professionnelles élevées, car ils sont conçus pour gérer des efforts de recrutement massifs ou continus. Les systèmes de suivi des candidats, en revanche, sont souvent utilisés par des organisations nécessitant un suivi du cycle de vie des employés. Ils peuvent inclure des modules de gestion des performances et d’engagement en plus des fonctionnalités classiques de tableau de bord, de curriculum vitae, d’interview et d’intégration.
Les systèmes de gestion de l’apprentissage
Les systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS); également appelés systèmes d’apprentissage en ligne; suivent l’éducation, les certifications, les qualifications et les compétences des employés et les hébergent; ou les mettent en relation avec le matériel ou les cours disponibles pour développer ces compétences. Certains LMS peuvent fonctionner en tant que composants d’un ATS ou sont inclus dans un logiciel ERP. Mais de nombreuses options autonomes sont également disponibles pour les entreprises de toutes tailles.
Les systèmes de gestion de l’apprentissage traditionnels permettent aux gestionnaires d’approuver la formation; les budgets et les calendriers; ainsi que des mesures de performance et d’évaluation. La plupart des utilisateurs LMS créent leur propre contenu d’apprentissage; qui est ensuite hébergé sur un serveur LMS. Ces systèmes font généralement appel à des experts internes du département et à des coordinateurs de formation ou à des collaborateurs en ressources humaines possédant une expertise en formation; pour élaborer des modules d’apprentissage et d’évaluation complets.
L’achat d’abonnements à des plateformes de contenu d’apprentissage prêtes à l’emploi est une option couramment adoptée par de nombreuses entreprises; qui manquent de temps ou de ressources pour créer leurs propres cours d’e-learning. Bien qu’ils ne soient pas spécifiquement adaptés aux flux de travail ou aux processus internes de l’entreprise; les apprenants peuvent tirer parti des cours spécialisés de l’industrie et des outils SIRH spécifiques; qui augmentent leur productivité, leur engagement et leur productivité globale. Ces plates-formes fournissent également des enregistrements d’export de données ou de formation que les utilisateurs peuvent transférer dans le logiciel SIRS, de gestion de la performance ou d’engagement des employés de la société.
Le logiciel de gestion de la performance
Le logiciel de gestion des performances est une plate-forme où les professionnels des ressources humaines; les gestionnaires et les employés peuvent se concentrer sur l’évaluation des compétences des employés; la définition d’objectifs de performance et le suivi des améliorations au fil du temps.Ainsi,
de nombreuses entreprises utilisent un système de gestion des performances pour coacher les employés de tous les niveaux de compétences et de tous les grades; ai pour organiser et suivre les évaluations de performance sur une base annuelle, trimestrielle ou hebdomadaire. Toutes ces informations aident à donner aux employés et aux responsables des ressources humaines une vision claire de la maturation de l’employé dans un poste actuel.En effet, cette vue de bout en bout aide souvent l’équipe à mettre en œuvre des initiatives RH plus vastes telles que la planification de la relève et la croissance de l’emploi.
Les systèmes de gestion de la performance incluse souvent où sont étroitement intégrés au LMS et au logiciel d’engagement des employés, qui donne aux équipes une meilleure compréhension du mouvement individuel et global vers les objectifs.
Qu’est-ce que le logiciel d’engagement d’employé
Alors que les outils de gestion de la performance comme l’outil SIRH cherchent à construire un système intégré de l’embauche à la retraite; le logiciel d’engagement des employés aide les entreprises à améliorer le sentiment des employés; et à accroître l’engagement des individus et des équipes face aux priorités de travail quotidiennes. Le logiciel d’engagement des employés mesure à la fois les niveaux d’engagement actuels; et cherche à fournir des commentaires et un accompagnement solides afin d’améliorer le niveau d’implication des employés dans les tâches quotidiennes.
Les systèmes d’engagement des employés utilisent souvent une combinaison d’outils d’enquête; de flux de travail de suivi et d’analyses. Chaque jour ou chaque semaine; les utilisateurs sont invités à donner leur avis sur leurs priorités de travail actuelles; leur progression vers l’objectif et leurs impressions sur leur propre travail.
Le logiciel d’engagement des employés se présente soit comme un système autonome; une fonctionnalité d’un logiciel SIRH ou ERP, soit comme un outil SIRH intégré fonctionnant en tandem.
Le SIRH peut être difficile à mettre en œuvre au début; nécessitant plusieurs mois ou années d’intégration (en fonction de la taille de l’entreprise). Cependant; une fois en place, le SIRH peut servir de source centrale de vérité pour tout ce qui concerne les employés.
Les avantages
Les entreprises qui choisissent de mettre en œuvre un logiciel distinct pour chacun de ces éléments; peuvent trouver un réconfort dans le modèle d’abonnement ; qui leur donne la liberté de changer de fournisseur à tout moment; ou d’implémenter chaque logiciel uniquement si cela est nécessaire à la croissance de l’entreprise.
Une troisième option utilisée par de nombreuses entreprises consiste à ignorer les logiciels SIRH et SaaS; et à mettre en place un système ERP. Ce logiciel a tendance à être plus compliqué que les systèmes SIRH; mais peut inclure des fonctionnalités essentielles telles que la gestion de la chaîne logistique et les systèmes financiers.
Marque et culture de l’entreprise
La culture du lieu de travail et l’image de marque de l’entreprise ont affecté tous les points du cycle de vie des employés. Les stratégies de recrutement qui ressemblent davantage à des programmes de marketing ; de santé et de bien-être des employés aident les entreprises à planifier et à impliquer leurs employés . Ces programmes aident les entreprises à faire face aux coûts croissants de la toxicomanie et des problèmes de santé mentale ; ayant une incidence sur la perte de temps et la couverture des avantages.
Les entreprises peuvent s’attendre à ce que les professionnels des ressources humaines et les employés poussent au développement professionnel; à l’apprentissage en ligne; aux avantages pour le bien-être et à une plus grande attention que jamais pour les cultures nuisibles sur le lieu de travail. Ces priorités peuvent être suivies et améliorées grâce à l’utilisation de logiciels de gestion des ressources humaines.